Projektna aktivnost vam omogućava da najefikasnije upravljate odnosom raspoloživih resursa, vremena i kvaliteta finalnog proizvoda. Uz pomoć kompetentnog planiranja moguće je pravovremeno provesti korektivne upravljačke radnje u bilo kojem trenutku u svakoj fazi životnog ciklusa projekta. Korištenjem odgovarajuće metodologije moguće je unaprijed izračunati ukupne troškove izrade tehničke dokumentacije, prosječno trajanje implementacije i odrediti odgovorne osobe u svakoj fazi (OBS struktura, RAM matrica). Važno je pravilno planirati kompletnu listu radova (izgraditi WBS osnovu projekta) i redoslijed njihove implementacije (prikazati PDM mrežu). Unaprijed treba identificirati lanac zadataka, čiji napredak treba najpažljivije kontrolirati. Pošto nemaju rezervu, ukupno trajanje njihove implementacije određuje ukupno trajanje projekta (prema metodi kritičnog puta).
Značajno olakšanje upravljanja je olakšano takvim alatom kao što je matrica odgovornosti (ili linearnaraspored). Izgrađen je na osnovu unaprijed razvijene WBS strukture (hijerarhijska osnova za obavljeni posao) i OBS strukture (organizacijska struktura po izvođačima). Koristi se za vršenje vođstva kroz uvođenje principa odgovornosti (Principle Responsibility).
Neophodno je personalizirati svaki od zadataka sadržanih u programu prema odgovarajućim stručnjacima. Za projekat se kreira matrica odgovornosti - ovo je prikaz planiranih veza (najčešće - grafički). Prikazan je u obliku tabele zasnovane na omjerima WBS i OBS struktura. Tada je prvi predstavljen kao vertikalni redovi matrice, a drugi kao horizontalni stupci. Za svaki WBS element identificira se zaposlenik koji će koordinirati njegovu implementaciju. Odgovarajući znak se stavlja na preseku dve komponente.
Matrica odgovornosti, ako je urađena ispravno, trebala bi dati ideju o tome ko upravlja izvršavanjem svake veze u hijerarhijskoj strukturi nižeg nivoa. Samo jedna osoba može biti odgovorna za izvršenje bilo kojeg od WBS elemenata. Ali napredak nekoliko komponenti rada može kontrolisati jedna osoba.
RAM - ovako se ukratko označava matrica odgovornosti projekta (Responsibility assignment matrica) - raspodjela izvještaja i odgovornosti u obliku tabele. Za dobro organizovan program, mora se poštovati pravilo da se izvršavanje bilo kojeciljeve je kontrolisalo određeno upravljačko telo. Na primjer, voditelj projekta - misija (svi zadaci), odgovorni izvršioci - pojedinačni elementi, itd. Zapravo, na ovaj način se gradi stablo golova. Mora odgovarati redoslijedu podjele strukture kojoj je povjerena implementacija ideje. Funkcionalne odgovornosti svih osoba uključenih u planirani rad određene su matricom odgovornosti. Služi za specificiranje skupa zadataka, a ljudi su lično odgovorni za njihovu implementaciju.
Namjenski softver olakšava pripremu projekta. Uz njegovu pomoć možete znatno brže napraviti WBS i OBS strukture, liste radova sa organizacijom po fazama i kontrolom. Kreirana je ista matrica odgovornosti RAM-a, ali u detaljnijem obliku. Tako je bez nepotrebnog truda moguće nabaviti potrebne tabele u odgovarajućim softverskim paketima. Takođe, ako je potrebno, brzo promenite sve podatke o projektu, dok istovremeno dobijate njihov ažurirani grafički prikaz.
