Zapisnik sa sastanka je dokument koji odražava sve važne odluke ovog događaja. Njegovo netačno sastavljanje, kako u smislu tako iu izvođenju, može dovesti do toga da ga učesnici skupa ospore. Osim toga, postoji potencijalna opasnost od donošenja pogrešnih odluka menadžmenta ako zapisnik sa sastanka proizvodnje sadrži iskrivljene informacije. Skup jednostavnih preporuka pomoći će vam da ga pravilno uredite.
Tekst ovog dokumenta obično sadrži dva dijela: uvodni i glavni. Zapisnik sa sastanka (prva polovina) sadrži opis glavnih parametara događaja: pozicije, puno ime. članovi, predsjednik i sekretar. Kada neko od prisutnih ima poseban status (pozvani, ekspert, posmatrač i sl.), to se takođe navodi u dokumentu. Ako je sastanku prisustvovalo mnogo ljudi, onda zapisnik sa sastanka može sadržati podatke o njimaposeban list, koji je neodvojivi dodatak dokumenta. Uvodni dio završava dnevnim redom koji sadrži listu pitanja koja se razmatraju. Poželjno ih je rasporediti po važnosti, ali mogu postojati i drugi faktori koji utiču na mjesto na listi pitanja. Na primjer, struktura dnevnog reda može zavisiti od logičnog odnosa dijela njegovih pitanja ili zaposlenosti osoba koje učestvuju u događaju. Sam dokument je sastavljen na memorandumu organizacije (njenog odjela), mora biti naznačeno kada je sastanak održan.
Zapisnik sa sastanka u glavnom dijelu mora odgovarati uvodnom dijelu. Konkretno, njegove tačke treba da idu istim redoslijedom kao na dnevnom redu. Algoritam za konstruisanje teksta koji bilježi informacije o svakoj tački dnevnog reda je sljedeći: "slušao", "govorio", "odlučio". Glavno pravilo pri pisanju ovog dijela protokola je da se ne pretvara u neku vrstu transkripta.
Konkretno, podparagraf "slušao" opisuje ko je bio glavni govornik o ovom pitanju, šta je predložio na kraju svog govora. Prema riječima govornika, naznačeno je i ko je rekao šta je predložio. Odlukom se utvrđuje konačan stav većine učesnika sastanka. Ako je usvojen glasanjem, onda je naznačeno koliko je ljudi bilo za, koliko protiv, kao i broj uzdržanih. U zavisnosti od važnosti pitanja o kojima se raspravlja, može se navesti puno ime. ljudi koji su zauzeli jednu ili drugu poziciju.
Zapisnik sa sjednice sastavlja sekretar, a sam dokument potpisuju izvršilac i predsjedavajući sjednice. Izvor informacija za njegovu kompilaciju su rukom pisani nacrti, snimci napravljeni diktafonom, transkripti. Ako je za rješavanje pitanja utvrđenih na sastanku potrebno ovlaštenje višeg službenika koji nije učestvovao na sjednici, može se dodatno obezbijediti saglasnost na odluke ovog rukovodioca. Potpisani i registrovani protokol se može poslati kao jedan dokument ili kao izvod službenicima koji su obuhvaćeni samo dijelom pitanja.
