Video: Upravljanje dokumentima je važna karika u kancelarijskom radu
2024 Autor: Henry Conors | [email protected]. Zadnja izmjena: 2024-02-12 04:47
Tok posla se podrazumijeva kao pravila po kojima se potpisana rješenja promoviraju unutar poduzeća ili institucije od trenutka kada su primljena u arhivsku pohranu. Osnova ovog koncepta je prijem dokumenta, njegovo razmatranje, predaja izvršnim organima, organizacione mjere za izvršenje, ovjera, izvršenje, čuvanje.
Ovo je proces koji uzima u obzir instance kretanja dokumenta zajedno sa brzinom njegovog kretanja kroz te instance. Tok dokumenata je proces koji mora biti u korelaciji sa informacionim aktivnostima administrativnog aparata, sa dokumentovanjem svake pojedinačne odluke, pohranjivanjem novoprimljenih dokumenata.
Ogroman broj nedostataka u radu mnogih administrativnih aparata povezan je upravo sa lošom organizacijom kretanja dokumenata. Na primjer, proces cirkulacije dokumenta upravljačke odluke trebao bi uključivati tri obavezne komponente:
- informaciona podrška za odluku koja se donosi (ovo uključuje pouzdane informacije,potvrđuje ispravnost odluke);
- dokumentiranje same odluke (regulatorni dokument);
- kontrola implementacije (koja uključuje organizaciju predloženog posla, metode izvršenja zadatka, poštovanje uslova i rokova).
Kao što se može vidjeti iz gornjeg primjera, tok posla je prikupljanje informacija na osnovu kojih će se izdati administrativna odluka; priprema same odluke, uključujući uređivanje, koordinaciju, izradu do usvajanja. Sve gore navedene faze zahtijevaju kretanje dokumenta ne samo između strukturnih odjela poduzeća, već i između izvođača, od tehničara, specijalista, do menadžera. Zaključak iz ovog primjera je sljedeći: što je veća brzina kretanja dokumenta, veći je kvalitet njegovog izvršenja u svakoj pojedinoj fazi, to je bolji proces upravljanja preduzećem u cjelini.
Sam termin se pojavio u literaturi još 1920-ih. Tada se vjerovalo da je radni tok organizacija rada usmjerena na racionalnu izgradnju državnog aparata u cjelini, raspodjelu odgovornosti između različitih izvođača i službi. Godine 1931. Institut za tehnologiju menadžmenta napravio je prvi pokušaj da reguliše jedinstvene principe organizacije kancelarijskog rada. Utvrđena su pravila po kojima treba da se vrši prijem i dostava dokumenata, pravila za izvršenje i regulisanje potpisivanja. Sljedeće faze ekonomskog razvoja dobile su zakonsku regulativu takvog koncepta kao što jekancelarijski rad, gdje je glavni akcenat bio na pojedinačnim tehničkim poslovima. Program upravljanja dokumentima nije pominjan u ovim zakonskim aktima, iako se zapravo sve svodilo na organizovanje kretanja dokumenata. Počevši od 1974. godine potpisan je glavni dokument koji reguliše cjelokupni proces upravljanja dokumentima, koji je još uvijek na snazi.
Ovaj zakon se zove "Jedinstveni sistem upravljanja državnim dokumentima" (USSD), čiji su paragrafi posvećeni organizaciji kretanja dokumenata, tehnološkim metodama njihove obrade i pravilima primjene. Ova zbirka formuliše osnovno pravilo: „Protok dokumenata je operativno kretanje dokumenta najkraćom putanjom, uključujući minimalne vremenske i radne troškove“. Samo primenom odobrenog pravila u praksi može se računati na poboljšanje života stanovništva zemlje, rast privrede države.
Za postizanje ovih ciljeva potrebni su pametni, disciplinovani, odgovorni lideri, za koje će uvođenje toka rada zasnovanog na USSD-u biti pitanje časti i savjesti.
Preporučuje se:
Priča o životu i radu Olesa Buzine
Poznati pisac i novinar Oles Buzina bio je predstavnik moderne književnosti, djelovao je kao književni kritičar i vodio program na televiziji. Jednom je napisao da, ako se njegovim čitaocima kaže da je mrtav, ne bi trebali vjerovati, jer će njegove knjige uvijek živjeti u sjećanju čitalaca
Prirodni resursi su važna komponenta modernog svijeta
Prirodna sredina i prirodni resursi određuju stanje svjetske ekonomije. Zauzvrat, razvoj i korištenje specifičnih "darova" životne sredine zavise od socio-ekonomskih potreba stanovništva, kao i prirodnih svojstava svakog regiona
Ko je rekao da rad oplemenjuje čoveka? Izreke o radu
Ideju Vissariona Belinskog da rad oplemenjuje čovjeka uzeli su kao osnovu ideolozi socijalističkog realizma i počeli su se razvijati u pravom smjeru
Zahvalnost za rad zaposlenog. Hvala na dobrom radu
Kome je uopšte potrebna ova zahvalnost za rad? Kakav je, za koga i od koga, iu kojoj manifestaciji - apstraktnom ili konkretnom? Ili je to za nas prilično nejasan koncept? Hajde da razgovaramo o tome šta je zahvalnost za dobar posao zaposlenom
Moralna dužnost je važna. Ali šta znamo o moralnoj dužnosti?
Verovatno se svaka osoba, čak ni neupućena u filozofiju, ikada zapitala: "Šta je to moralna i etička dužnost? Kako ja lično treba da se ponašam u društvu da bih imao pravo da se zovem Čovjek?" "
