Riječ protokol je svima na usnama. Kancelarijski radnici ga redovno čuju na sastancima, policajci ga koriste u svojim profesionalnim aktivnostima, a šefovi država i diplomate su primorani da se pridržavaju pravila koja on diktira. Šta je protokol? Saznat ćemo u nastavku.
Značenje protokola
Kao i mnogi drugi termini, ova riječ ima nekoliko značenja. Sve ovisi o području djelovanja u kojem se željeni koncept primjenjuje. Dakle, pogledajmo najčešće situacije kada je uobičajeno govoriti o protokolu.
Kada je u pitanju poslovno okruženje, protokol je dokument koji opisuje događaj koji se odvija (sastanak, sastanak, upravni odbor, itd.).
Već smo već spomenuli policiju, koja takođe često sastavlja sličan dokument. U ovom slučaju se podrazumijeva utvrđivanje činjenice krivičnog djela ili prekršaja.
U međunarodnom formatu, protokol je skup pravila kojih se treba pridržavati tokom zvaničnih sastanaka između vladinih zvaničnika, kao i diplomatskih ličnosti. Na primjer, postoji protokol sastanaka načelnikadržave ili u posjeti predsjedniku.
Međutim, u ovom članku ćemo se fokusirati na koncept poslovnih protokola.
Minuti sastanka
Poslovni sastanci su sastavni dio svih procesa u poslovnom okruženju. Mogu se održati službeno, uzimajući u obzir zakazano vrijeme i samo u kancelariji. Neformalni poslovni sastanci su takođe veoma popularni. U drugom slučaju, možete bez protokolarne potvrde razgovora. Ako je sastanak zvaničan, onda mora biti pismeno u skladu sa svim pravilima.
Zapisnik vodi sekretar ili druga osoba s tim ovlaštenjima. Kako biste pratili tok razgovora, pokušajte da smislite grubu listu pitanja o kojima će se razgovarati na sastanku. Takođe bi bilo korisno imati diktafon da ne biste propustili detalje, jer je protokol vrlo detaljan opis poslovnog događaja.
Imena prisutnih i odsutnih treba zabilježiti. Za sebe možete napraviti bilješke o lokaciji svih koji su došli na sastanak kako biste bez grešaka naznačili autorstvo određenih riječi.
Na početku svakog sastanka određuje se redoslijed po kojem će se pitanja razmatrati, obavezno to zapišite doslovno.
Ako je bilo glasanja na sastanku, navedite njegove rezultate (koliko je ljudi glasalo "za", a koliko "protiv"). U slučaju kada je na sastanku bio mali broj prisutnih, imate priliku da označite i imena i prezimena svih koji su glasali.
Ne odgađajtepodnošenje protokola na pozadinu, jer za to vrijeme možete zaboraviti detalje sastanka.
Minuti pregovora
Pregovori se razlikuju od redovnog poslovnog sastanka po tome što se obično razgovara o jednom ili nekoliko pitanja koja igraju veliku ulogu za obje strane. U ovom slučaju, protokol je prilika da se zabilježe sve nijanse razgovora i zahtjevi strana. Pitanje koje se razmatra nije uvijek riješeno odmah nakon prvih pregovora, pa je direktorima ili drugim zaposlenicima potrebno vrijeme i potpune informacije o sastanku.
Protokol pregovora je sastavljen po istom principu kao i svaki poslovni dokument.
Neophodno je navesti datum opisanog događaja, broj dokumenta i punu verziju naslova. Nakon toga slijedi uvod, koji obavezno ukazuje na spisak prisutnih i glavna pitanja za diskusiju.
U glavnom dijelu, informacije se obično dijele na tri dijela: “Slušao”, “Govorio”, “Odlučio”. U punoj verziji protokola riječi svih govornika se citiraju doslovno. U nekim slučajevima se izdaje i izvod iz protokola koji duplira određeni dio.
