Danas u zemlji nema biblioteka koje ne bi kreirale razne projekte, ne bi učestvovale na raznim konkursima, jer upravo projektna aktivnost biblioteke poboljšava finansijsko stanje ustanove i jača svoju ulogu u ovoj oblasti. Time se poboljšava kvalitet usluga, a čitaoci su zadovoljni. Projektna aktivnost biblioteka vam omogućava da steknete svoj imidž i učinite ga mnogo boljim. Ovako se pojavljuju nove perspektive u radu.
Koji su projekti
Priroda i ciljevi projekta mogu biti potpuno različiti. Na primjer, pilot projekat. Ovo je prva, probna faza implementacije, koja će se pobrinuti da odabrani sistem djelovanja bude efikasan i lak za primjenu. Istovremeno se obučava cijela radna grupa zaposlenih uključenih u projekat. Utvrđuju se oblici i metode projektnih aktivnosti biblioteke, potrebakonfiguraciju sistema rada, plan organizaciono-tehničkih mjera. Sve to daje pilot projekat već u prvoj fazi implementacije. Troškovi su značajno smanjeni, a istovremeno se ubrzava implementacija projekta u punom obimu. Trajanje pilot verzije projekta je ograničeno na trideset dana.
Informativni projekat je pripremljen isključivo prema željama i potrebama korisnika. Inovativne i dizajnerske aktivnosti biblioteka obuhvataju projekte zasnovane na značajnim promenama, promenama poznatih formata, korišćenju savremenih tehnologija i inovacija. Inovativni projekti uvijek privlače veliku pažnju korisnika. Marketinški projekat je osmišljen za što širu povezanost sa javnošću područja, a ta povezanost mora biti obostrana. Strateški projekat je dugoročna aktivnost sa dalekom perspektivom. Organizacioni dizajn je uvijek usmjeren na složeniji nivo. Na primjer, ljudi se okupljaju kako bi riješili vrlo složene probleme i razvili projekat koji je mnogo veći.
Poslovni ili partnerski projekat se zasniva na sporazumu između fizičkih i pravnih lica, gde su prava i obaveze apsolutno jednake. Ekonomski projekat se izrađuje u dugoročnoj formi, gde se rešavaju prioritetni zadaci biblioteke. Rokovi su, međutim, kod ovakvog tipa projekata uvijek precizno postavljeni. Obrazovni projekti se najčešće koriste u projektnim aktivnostima dječijih biblioteka, jer ovdje smjerovi mogu biti samo obuka, usavršavanje vještina, znanja i opšte obrazovanje. Društveni projekat je obično namenjenjedna kategorija ljudi i ima za cilj pomaganje, poboljšanje njihovih života.
Projekat kulture i slobodnog vremena veoma je popularan svuda, u bilo kojoj seoskoj biblioteci projektne aktivnosti se zasnivaju na ovom obliku rada. Ovdje biblioteka djeluje kao centar za razonodu, takvi događaji su obično vrlo spektakularni: to su muzičke i književne večeri, pozorišne predstave, prezentacije, festivali, državni praznici, kreativne večeri i razne izložbe. Projekat stručnog usavršavanja se realizuje u okviru tima zaposlenih i ima za cilj unapređenje, unapređenje posebnih veština zaposlenih u biblioteci.
Mega i monoprojekti
Postoji neobično veliki broj klasifikacija projekata. Zasebno se mogu posmatrati po obimu i podeliti na međunarodne, međudržavne, regionalne i međuregionalne, nacionalne, sektorske i međusektorske, resorne, korporativne, kao i projekte koji se realizuju u jednoj biblioteci. Potonji se može nazvati monoprojektom, ali postoje i multiprojekti - implementacija se odvija u nekoliko biblioteka, te megaprojekti - vrlo širok, barem regionalni projekat.
U domaćim publikacijama ne postoji jedinstvena definicija pojma "megaprojekt". Međutim, čak su i programske i projektne aktivnosti seoskih biblioteka ponekad uključene u specijalizovane integrisane programe sa jednim ciljem i mnoštvo heterogenih projekata, usko povezanih jedni s drugima, koji se sprovode na različitim nivoima upravljanja. Na regionalnom nivou megaprojekat takođe uključujemulti-projekti, i mono-projekti, najčešće povezani sa razvojem kulturnog okruženja - bibliotečki sektor, pozorišta, muzeji, centri za razonodu. Ali glavni uslov: svi projekti moraju biti ujedinjeni jednim ciljem, dodijeljenim materijalnim i finansijskim sredstvima, kao i vremenskim okvirom implementacije.
Megaprojekti se uvijek razvijaju na najvišim nivoima vlasti - na međudržavnom, državnom, republičkom ili na nivou regije ili teritorije. Oni su uvijek skupi, dugotrajni, sa dugom implementacijom, koji uključuju udaljena područja sa nedovoljno razvijenom infrastrukturom. Ali oni uvijek imaju utjecaj na kulturno i društveno okruženje cijele regije ili čak zemlje.
Ovdje su nam potrebne posebne metode upravljanja i koordinacije, pažljiva priprema. Primjer programskih i projektnih aktivnosti biblioteka mega razmjera je održavanje manifestacije Biblioteka Puškina koju je pokrenula Soroševa fondacija 1998. godine, koja je sprovedena u izuzetno velikom obimu, trajala je tri godine, a tek prva prodata 20 miliona dolara. Učestvovao u bibliotečkom megaprojektu na teritoriji 83 subjekta Ruske Federacije.
Projektna ideja
Svaki projekat je uvijek čitav niz akcija koje su usmjerene na identifikaciju i rješavanje određenog problema. I svaki problem ima svoje porijeklo i konačno rješenje. Stoga je postizanje konačnog rezultata u projektnim aktivnostima biblioteka uvijek prisutno. Ideja projekta je nužno značajna u društvenom smislu, čak i ako je sam projekat mali i skroman, njegovrezultati će svakako biti korisni i potrebni određenom dijelu populacije. Projektne aktivnosti biblioteka uvijek su usmjerene na određeni rezultat. To može biti bilo koji koncept ili usluga koja je završena u svom sastavu i svojstvima, kako je predviđeno projektom.
Zašto su bibliotekama potrebni projekti? Ovo je, prije svega, nekomercijalna djelatnost, ali je važna po tome što radi na promjeni situacije u obezbjeđivanju pristupa najkvalitetnijim, potpunim, efektivnim informacijama svih vrsta – kako za ciljne grupe čitalaca, tako i za lokalna zajednica u njenoj najširoj pokrivenosti. Najpopularnije programske i dizajnerske aktivnosti biblioteka. Smatra se da su zajednički projekti najefikasniji kada se ostvaruje saradnja sa drugim bibliotekama, kulturnim ili informacionim institucijama, sa lokalnim vlastima, kao i sa neprofitnim organizacijama. To je, naravno, tačno, ali to uopšte ne znači da biblioteka ne može sama uspešno da sprovodi programske i projektne aktivnosti.
Faze projektnog rada
Kada se projekat implementira, uvijek se pojavljuju nove usluge - društvene, kulturne, informativne, obrazovne, otvaraju se nove mogućnosti, pojavljuju se čak i nove strukture. Mnogo prije izrade izvještaja o programskim i projektnim aktivnostima biblioteke postaje jasna relevantnost održavanja ovakvih događaja. Svaki projekat ima ista osnovna svojstva. Ovo je vremenski rok - od momenta početka projekta do potpunog rješenja problema, tjzavršetak rada, kada se naznači završetak rezultata u rješavanju problema naznačenog u projektu i temeljno strukturiranog.
U nastavku će biti posebno prikazano kako se piše izvještaj o programskim i projektnim aktivnostima biblioteke u cjelini, a kako o posebnom projektu. Prilikom realizacije bilo kojeg projekta bit će potrebna određena količina resursa kako bi se osiguralo postizanje cilja. Faze rada na bibliotečkom projektu mogu se opisati na sljedeći način: prvo se razvija koncept, zatim se implementira, a zatim završava. Inspiraciju možete pronaći gledajući druge već razvijene projekte. Projektne aktivnosti u biblioteci uvijek počinju ovim. I uvek postoji vaša ideja. U početnoj fazi se prikupljaju i analiziraju primarni podaci, identifikuju problemske situacije koje je potrebno promijeniti. Zatim se određuju ciljevi, postavljaju zadaci, naznačuju se glavni zahtjevi i potrebna sredstva i vrijeme.
Nakon toga se analizira okruženje projekta, odabir učesnika, identifikuju se rizici. Pritom se utvrđuju svi mogući načini rješavanja ovog problema i odabire optimalni. Svi uspješno razvijeni projekti u projektnim aktivnostima biblioteke počinju na ovaj način. Prihvata se najzanimljiviji od prijedloga za rješavanje identifikovanog problema. A sa gotovim konceptom, možete početi tražiti finansije. Nema toliko organizacija koje su spremne da finansiraju biblioteke, ali ih ipak možete pronaći. Prijava za finansiranje je u toku.
Ideja, cilj, zadaci
PrijePrije svega, potrebno je odlučiti o glavnoj ideji projekta: koje grupe korisnika trebaju njegovu implementaciju, da li projektna ideja zadovoljava potrebe i zahtjeve ciljne publike, kao i trenutno stanje, zašto je to potrebno može uopšte nastati i da li ova biblioteka može da reši ove probleme. Ovdje je potrebno uskladiti zahtjeve: projektna aktivnost u školskoj biblioteci značajno se razlikuje od univerzitetske. Ideju treba potvrditi konkretnim podacima, stručnim procjenama, realnom statistikom, zahtjevima korisnika, publikacijama u štampi i sl.
Najveće poteškoće nastaju u formulisanju ciljeva i zadataka. Cilj je, kao i obično, dugoročni rezultat, finalni proizvod, upravo ono što uzrokuje potrebu realizacije projekta, odnosno to su do sada uopštene izjave, kvantitativno i kvalitativno ničim potvrđene. Formula za željeni rezultat. Uspješni primjeri projektnih aktivnosti biblioteka pokazuju da dugoročna priroda rezultata ne sprječava stvaraoce da odgovore na pitanje „zašto?“. Zadaci su obično lakši, brži i lakši za rukovanje, jer su usko povezani sa problemom koji se rešava, uvek su specifični i daju međurezultate projekta do konačnih, odražavaju promene situacije – kvantitativne i kvalitativne, a najviše najvažnije - uvijek imaju akciju.
Zato je potrebno postaviti zadatke koji su obimni i precizni u terminima. Kada odluka zvuči: "poboljšaj ovo" ili "poboljšaj ovo", sam zadatak će ostati nedovršenriješeno jer nije naveden nikakav konkretan rezultat. Izveštaj o projektnim aktivnostima u biblioteci ne bi trebalo da sadrži tako nejasne formulacije. Ovdje su nam potrebni jasni glagoli: “promijeni na ovo”, “kombiniraj ovo i ono”, “kreiraj ovo” itd. Možete se testirati pitanjima kada formulišete problem. Na primjer: da li ovaj zadatak ima tačan rok za završetak, uradite "šta" i "kako" svuda zamjenjuju "zašto" i "zašto", da li je moguće provjeriti i izmjeriti rezultat rješavanja ovog zadatka, da li je ovaj zadatak izvodljiv da li su uopšte uslovi jasni za ovaj zadatak, da li će rešenje ovog zadatka postati značajnije u smislu rezultata od samog cilja?
Razvojna faza
Sadržaj razvojne faze je da se razrade sve glavne komponente koje su sadržane u projektu i da se u potpunosti pripremi za implementaciju. Prvo, sada je potrebno imenovati voditelja projekta i formirati tim. Drugo, razvijte strukturu projekta, resurse, identifikujte glavni posao i odredite konačni rezultat svake faze.
Planirani planovi, rasporedi rada, osmišljena podrška - utvrđuju se budžet i procjena projekta, tehnologije kontrole i upravljanja, izračunavaju se mogući rizici. Konačno, u ovoj fazi se potpisuje ugovor o finansiranju projekta. Sve ovo strukturalno planiranje trebalo bi da uđe u fazu razvoja.
Trebalo bi biti potpuno jasno kreatorima projekta u ovom trenutku kakve aktivnosti je potrebno sprovesti da bi se postiglo zacrtanorezultati, i srednji i konačni. U ovoj fazi je već jasno definisano šta će se tačno raditi, ko će sprovesti planirane radnje, kako će to uraditi, kada će se to desiti, koji je redosled radnji, koja sredstva će sve to zahtevati.
Faza implementacije
Sada je potrebno uhvatiti se u koštac sa glavnim poslovima projekta, koje će menadžer, kako se svaka radnja izvodi, stalno pratiti. Da bi to uradio, biće mu potrebno detaljno praćenje u vezi sa prikupljanjem svih stvarnih podataka kako bi ih uporedio sa planovima. Na kraju projekta moraju se postići svi konačni ciljevi zacrtani u ranim fazama rada. Rezultati se nužno sumiraju i projekat se zatvara.
U fazi implementacije projekta, glavni sadržaj posla obično se sastoji od organizovanja reklamne kompanije, u vođenju prezentacija, nakon čega se projekat stavlja u akciju. Izrađuju se metodološki materijali i publikacije u masovnim medijima. Rezultat projekta se evaluira, rezultati se sumiraju i zatim slijedi izvještajni dio.
Izvještaji se pripremaju i informativni i finansijski (za one organizacije koje su bile sponzori). Projekat je zatvoren, ponekad i svečano. Najbolji projekat je onaj koji nikada ne završava u vidu koristi koju je doneo. U ovom slučaju, rezultati su održivi i stečeno iskustvo se može podijeliti s drugim organizacijama i bibliotekama.
Projektna dokumentacija
Dizajn projekta udokumenti bi trebali izgledati otprilike ovako:
1. Na naslovnoj strani - naziv projekta, njegovi autori i organizacija prijavitelja.
2. Uvodni dio sa kratkim opisom projekta - ne više od pet rečenica, gdje se izlaže iskaz i opis problema zbog kojeg je projekat kreiran, zatim uvjerljivi dokazi o potrebi i opravdanosti relevantnosti projekta (mnogo malo preuveličati ovaj značaj, i to s pravom).
3. Naznačena je svrha projekta i konačni rezultat nakon njegove implementacije.
4. Zadaci i načini za njihovo rješavanje su poređani.
5. Detaljne informacije o učesnicima projekta. O menadžeru projekta. O izvođačima. O partnerima.
6. Opšti sadržaj projekta sa listom aktivnosti potrebnih za rješavanje svakog problema. Ovdje je zgodno koristiti tabele i grafikone sa datumima događaja i naznakom odgovornih osoba.
7. Procjena troškova - budžet projekta.
8. Sve o očekivanim rezultatima.
9. O perspektivama razvoja na osnovu rezultata projekta.
Pogovor
stoga ovaj kreativni proces privlači zaposlene bez ikakve prisile, kao i posjetioce biblioteke i druge stanovnike tog područja.
Moram pisati o tomeda je rad na projektu pun radosti i riječi zahvalnosti, doprinosi ne samo očuvanju, već i prosperitetu svake biblioteke, privlačeći na taj način pažnju nadležnih i poslovnih struktura, raznih organizacija, udruženja i šire javnosti.
Zakonodavstvo i novi propisi
Posljednjih decenija u našoj zemlji su se dogodile mnoge društvene i ekonomske promjene. Treba napomenuti da situacija još nije u potpunosti sređena. FZ-131 je usvojen o lokalnoj samoupravi, na primjer, što je uvelike zakomplikovalo i život i rad biblioteka. Međutim, razvijaju se i drugi pristupi za upravljanje trenutnom situacijom.
A razvoj projekta je jedan od najefikasnijih načina da se bibliotekarstvo pokrene u modernom pravcu. Do sada, ove tehnike nisu u potpunosti razvijene i često su spontane prirode, međutim, čak iu ovim slučajevima pokazuju visok učinak, čak i ako je biblioteka ograničena na implementaciju samo pojedinačnih elemenata ovog pravca.
Planirani sistem distribucije je već prošlost, zakonska regulativa također, upravljanje je decentralizirano. Sve ove promjene ne mogu a da ne utiču na psihologiju ljudi, uključujući i bibliotekare. Jedino što dolazi u pomoć je kompjuterska tehnologija koja je u posljednje vrijeme napravila nagli skok u razvoju. Ovo je neprocjenjivo u projektnim aktivnostima svake biblioteke - gradske, seoske i dječje.
