Ciljni indikatori su važan alat za razvoj preduzeća, koji vam omogućava da popravite koji su glavni vektori napretka, kako možete postići uspeh u odabranom pravcu. Termin se široko koristi ne samo u ovom okruženju. Određene ciljeve identifikuju nastavnici prilikom planiranja rada sa grupama, te stručnjaci iz programa UN koji se bave krizom hrane na međunarodnom nivou. Ukratko, svaki plan, bilo koji program gotovo uvijek podrazumijeva postojanje određenih pokazatelja koji se moraju postići.
Opće informacije
Projektni ciljevi na engleskom jeziku su kodirani sa dobro uspostavljenom skraćenicom KPI. U opštem slučaju, definicija uključuje evaluaciju indikatora kao parametara koji odražavaju koliko efikasno kompanija ili njeno odeljenje rade. Indeksi su neophodni za efikasnu organizaciju ostvarivanja različitih ciljeva kako u oblastiopštu strategiju razvoja, kao i praktične operativne. Koristeći takve indikatore, možete brzo i precizno procijeniti stanje stvari, stanje preduzeća, nivo uspjeha u trenutnoj strategiji.
Indikatori ciljanih performansi - alat za praćenje aktivnosti svakog zaposlenog radnika, odjeljenja preduzeća, kompanije u cjelini. Prilično interesantna tumačenja ovog pojma mogu se naći u ISO 9000, objavljenom 2008. Standard predlaže da se performanse posmatraju kao nivo postizanja nekog rezultata, unapred utvrđenog planom. To uvelike zavisi od pokazatelja kako je kompanija sposobna da radi, fokusirajući se na rezultat.
Efikasnost (prema ISO) je odnos rezultata i resursa koji su potrošeni da bi se oni postigli. Ovaj termin se odnosi na sposobnost preduzeća da realizuje svoje zadatke, pridržavajući se unapred određenog nivoa kvaliteta. Da bi izrazili ovu sposobnost, pribjegavaju procjenama vremena, potrošnje. KPI sistem uključuje evaluaciju i efikasnosti i efektivnosti, pribjegavajući ključnim indeksima. Ovakvo razumijevanje pojma je zbog činjenice da kao rezultat uvijek postoji stepen njegovog postizanja i troškovi na koje su preduzeća išla da bi to postigla.
Razumijevanje i terminologija
Ciljevi (obrazovanje, ušteda energije, distribucija proizvoda, proizvodnja) su alat za mjerenje koliko je plan realizovan. Ako indikator odabran za analizu nije povezan sasvrha koja je određena preduzeću (nije formirana direktno iz sadržaja rada), njena primena ne daje pouzdane rezultate. Besmisleno je pribjegavati takvom pokazatelju.
Upravljanje ciljevima je moderan koncept, zasnovan na tehnologiji formulisanja ključnih indikatora, praćenja postizanja ciljeva i njihove revizije po potrebi. Pretežnim postotkom modernih preduzeća upravlja se prema ovoj šemi.
Metodologija
Pridržavajući se ideje o ciljevima razvojnog programa, preduzećem se može upravljati planiranjem načina na koji postavljeni ciljevi treba da se postignu, kao i analizom mogućih ishoda svih tekućih operacija. Smatra se da je Peter Drucker (1909-2005) postao pionir u ovoj oblasti. Ovaj nemački ekonomista napravio je naučnu disciplinu iz pravca „menadžmenta“, što je malo interesovalo javnost. Sredinom prošlog vijeka ovo područje je mnogima izgledalo neperspektivno, nije izazivalo poštovanje društva. Zahvaljujući Druckeru, razvijeni su primarni sistemi za procjenu performansi. Predlaže uzimanje ključnih indikatora kroz koje su ciljevi analizirani.
Novo mjeriteljstvo koje je predložio Drucker trebalo je da izbjegne vremenske zamke, odnosno situaciju u kojoj je upravljački tim kompanije potpuno uronjen u rješavanje tekućih pitanja i problema na račun zadataka koji su zaista važni za postizanje kompanijskog gol. Kao što je Drucker primetio, preterano angažovanje u sitnim svakodnevnim poslovimasloženost dovodi do činjenice da je pažnja raspršena. Ljudi zaboravljaju na ono što se može nazvati najvažnijim u smislu važnosti. Danas je ovaj pristup (malo izmijenjen) javnosti poznat kao KPI sistem. Sadrži brojne koncepte upravljanja. Ovo područje se aktivno unapređuje u posljednjih nekoliko decenija. Upotreba ovakvog sistema produktivno nadopunjuje klasično upravljanje ciljanjem, omogućavajući kompaniji da dostigne novi nivo efikasnosti.
Relevantnost i nijanse
Objašnjavajući važnost razvojnih ciljeva, autor naučne discipline je pozvao da se obrati pažnja na činjenicu da samo odabrani aspekti menadžmenta mogu uticati na preduzeće jednako snažno kao i procena aktivnosti odeljenja i kompanije kao cijeli. Važno je napomenuti da je evaluacija jedna od najmanje promišljenih oblasti naučnog menadžmenta, koja je povezana sa određenim rizikom greške ukoliko se takav pristup primenjuje u praksi. Američki istraživači su prije nekog vremena organizovali anketu iz koje je postalo jasno da više od polovine (oko 60%) menadžera na najvišem nivou ne smatra da sistemi implementirani u njihovim preduzećima za procjenu rezultata zaista rade i učinkoviti. U našoj zemlji (prema proračunima istraživača nadležnih za statistiku) broj takvih nezadovoljnih dostiže 80%. Razlog nezadovoljstva je nedostatak izražene i efektivne veze između izvršnog odjela, planova, motivacione komponente i stvarnih rezultata.
Posljednjih godina računanje ciljeva smatra se neuobičajenimblizak motivaciji najamnih radnika. Kroz KPI sisteme moguće je formirati stvarno funkcionalan motivacioni sistem koji bi omogućio stimulisanje osoblja preduzeća. Ispravno postavljanje ovakvog sistema je garancija pravičnosti, a samim tim i interesa svakog zaposlenog za što kvalitetniji radni proces.
Opcije i prilike
Ispunjenje ciljeva varira od slučaja do slučaja. Sve zavisi od toga šta je odlučeno da se koristi kao indeks, a to je, zauzvrat, određeno globalnim ciljevima i ciljevima postavljenim za kompaniju. Strategija razvoja kompanije ima puno veze s tim. Tipično, KPI se koriste za mjerenje efikasnosti menadžmenta i rukovodnog osoblja firme.
KPI ne treba poistovjećivati sa ključnim faktorima uspjeha. Pretpostavimo da je zadatak osoblja povećati prosječni prihod po klijentu za 15 rubalja. U ovom slučaju, indeks će biti prosječan prihod, a faktor će biti neko sredstvo pomoću kojeg se plan ostvaruje. Na primjer, možete postići željeni rezultat preformulisanjem proizvodnog procesa lansiranjem novih proizvoda.
Indeksi
Ciljevi su zaostali i vodeći indeksi. Prvi pokazuju koliko su rezultati bili dobri za neki analizirani period. Potonji pomažu u kontroli situacije u razvoju u realnom vremenu, odnosno u periodu za koji će se izvještaj generirati. Glavna ideja korištenja vodećih indeksa je postizanjezavršetak izvještajnog perioda za uspješno dostizanje planiranog nivoa.
Tipičan predstavnik zaostalih indikatora je finansijski. Ova vrsta informacija pokazuje koliko su konzistentne mogućnosti preduzeća i težnje njegovog vlasnika, kako kompanija može da kreira tokove novca. Istovremeno, kašnjenje finansijskih pokazatelja je činjenica koja ne dozvoljava korišćenje ove grupe informacija za opisivanje trenutne efikasnosti u kontekstu posebne grupe zaposlenih ili pravnog lica.
Operativni ciljevi su indeksi iz kojih možete saznati kako se okolnosti razvijaju u trenutnom trenutku. Oni vam omogućavaju da ocijenite rad odjela, poduzeća u cjelini. Neki daju direktne informacije, dok drugi indirektno prate kakvi su tokovi novca, kakvi će biti u bliskoj budućnosti. Fokusirajući se na takve indekse, možete utvrditi da li su kupci zadovoljni proizvodom i uslugom, koliko su dobri proizvodi koje proizvodi kompanija, koliko su dobro ispravljeni interni radni procesi.
Pažnja na aspekte
Ciljevi su element uravnoteženog indeksnog sistema koji može povezati uzroke i posljedice. Zadatak uvođenja ovakvog sistema je utvrđivanje aspekata i indikatora koji su važni za postizanje ciljeva. Pravilnom primjenom KPI-ja možete jasno formirati obrasce i odrediti kako različiti faktori utiču jedni na druge. Mora se imati na umu da rezultati svakog odjela uvijek prilagođavaju rad drugih odjela poduzeća. Hvala zaKPI-i pružaju najjasnije i najpreciznije mjerenje ovog uticaja.
Gdje dobiti rezultat
Da bi bili korisni, ciljevi (ušteda energije, obrazovanje, produktivnost) moraju biti ispravno implementirani. Postoji posebna metodologija za razvoj KPI-a, koja uključuje niz operacija. Prvo, potrebno je obaviti predprojektni posao, dobiti saglasnost višeg menadžmenta, pokrenuti projekat, početi sa izradom plana i formirati grupu koja će raditi na projektu. Sljedeći korak je razvoj same metodologije. Podrazumijeva analizu organizacijske strukture u cilju njenog poboljšanja, formiranje metodološkog modela i procesa upravljanja, primjenom ideje KPI. Zadatak projektnog tima je formiranje svih propisa, dokumenata, standarda i metodoloških materijala koji su neophodni za primenu sistema u praksi.
Važan element u postizanju ciljeva je stvaranje informacionog sistema koji u potpunosti ispunjava zahtjeve određenog preduzeća. Za programere je potrebno izraditi tehnički zadatak prema kojem će se projekt konfigurirati, zatim ga konfigurirati i obučiti osoblje koje bi trebalo da koristi ovaj sistem u suptilnostima rada s njim. Poslednji korak ove faze je probni rad softverskog proizvoda.
Zaključak je da se KPI-ovi (i metodologija i softverski sistem) stave u upotrebu.
Suptilnosti problema
Za maksimiziranje ciljeva učinkakorisno, potrebno je zapamtiti osnovne principe formiranja i implementacije takve proizvodne prakse. Morat ćemo ponovo izgraditi organizacione procese, napraviti promjene u kulturi u preduzeću na način da osoblje ispravno percipira KPI. Zadatak menadžera je da svakom zaposlenom prenesu važnost i prednosti ovog pristupa, da razviju jedinstvenu strategiju razvoja indeksa. Prilikom implementacije KPI-a potrebno je analizirati koji su indikatori najvažniji za kompaniju u cjelini, a za to ćete prvo morati identificirati omjere upravljanja koji se odnose na cijelu korporaciju.
Da bi brzo i uspješno postigli ciljeve, timovi odgovorni za dizajniranje i implementaciju KPI-a moraju uspostaviti strukturu izvještavanja koja uključuje sve nivoe osoblja. Nakon odabira glavnih indikatora, potrebno je uskladiti nijanse njihove primjene, kao i stvoriti mehanizme za ažuriranje podataka kako bi KPI uvijek bili što precizniji.
Kako ugraditi
Pregledajući temu KPI-ja, renomirani ekonomisti Norton i Kaplan predložili su korištenje sistema 10/80/10. Ideja je da se izabere najviše dva desetina ciljnih indeksa. Preporučljivo je podijeliti ih na pola: desetak bodova pada na efikasnost, isti broj - na ocjenu rezultata. Preostalih 80% su proizvodni indeksi.
Alternativna verzija ekonomiste Panova predlaže odabir ne više od 155 indeksa. Uzimajući u obzir ciljeve učinka, naučnik pretpostavlja da će više opteretiti one za koje su odgovorniplaniranje za menadžere. Istovremeno, to će se negativno odraziti na rad rukovodećeg osoblja, koje će morati da se uživi u analizu problema i razjasni okolnosti koje nisu omogućile postizanje formulisanog indeksa u konkretnom slučaju. Osim toga, vrlo je vjerovatno da indikator zapravo ima prilično slab učinak na rad i njegove rezultate kako u pojedinom odjelu tako iu cijelom preduzeću.
Principi rada
Da bi ciljevi učinka bili najbolji, potrebno je izgraditi rad preduzeća na principima potčinjenosti procesima kontrole i upravljanja. Ako je odjelu dodijeljena odgovornost za indeks, menadžment mora zaposlenima pružiti alate, sposobnosti i resurse putem kojih će osoblje upravljati indikatorom. Jednako je važno dati radnicima mogućnost kontrole rezultata u određenim granicama.
Još jedan važan princip rada je partnerstvo. Da bi produktivnost rasla, a svi zadaci koji su pred preduzećem bili uspešno rešavani, potrebno je uspostaviti obostrano koristan rad između zainteresovanih lica. Strategiju i informacioni sistem treba da razviju i implementiraju oni koji će ih koristiti, a menadžment treba da objasni celokupnom osoblju preduzeća potrebu za novim pristupom.
Prvi osnovni
Prilikom planiranja postizanja ciljnih pokazatelja zarada, uspjeha preduzeća, uštede energije, obuke, ima smisla odrediti koji je smjer najvažniji za rješavanje problema. Tačno natreba koncentrirati sve snage i resurse. Ovakav pristup pruža povećane šanse za uspješno rješavanje zadataka. Rast produktivnosti kompanije obično se povezuje sa osnaživanjem pojedinačnih zaposlenih. U većoj mjeri, to se odnosi na one koji rade najbliže zadatku. Zadatak menadžmenta je da pruži državi priliku za unapređenje vještina. Menadžeri preduzeća mogu redovno da sprovode obuke, otklanjaju greške u komunikacijskom sistemu kako unutar istog nivoa tako i između hijerarhijskih koraka. Osim toga, ima smisla povjeriti formiranje pojedinačnih indeksa zaposlenima.
Da bi KPI bili visoki, treba ih implementirati imajući na umu integrativni princip prema kojem se procjenjuju ciljevi. Zadatak menadžera je da formiraju integrisanu šemu po kojoj se indeksi mogu vrednovati, kao i sistem izveštavanja koji bi istovremeno bio motivacioni za osoblje. Neophodno je dizajnirati tok posla na način da ljudi imaju podsticaj da sve urade na vreme, što efikasnije i efektivnije. Menadžeri se ohrabruju da održavaju sastanke o izvještajima i poštivanju rokova, pri čemu biraju učestalost takvih događaja, procjenjujući složenost zadatka koji je dodijeljen zaposlenima.
Nijanse efikasnosti
Još jedan važan princip, koji nam omogućava da garantujemo visoke ciljeve učinka, je konzistentnost proizvodnih indeksa. Ovo bi trebalo da bude u ravnoteži sa strategijom. Dok nema veze sa realnošćurade u kompaniji, indeksi su samo besmislen skup zvukova i riječi. Kritični faktori uspeha, od kojih zavisi formiranje KPI-a, treba da budu povezani sa ovim indeksima, formirajući tako harmoničan informacioni sistem indikatora koji se uklapa u razumevanje strategije kompanije.
Veze i posao
Neki vjeruju da su KPI direktno povezani sa uravnoteženim indeksnim sistemom. Autori ovog pristupa su prethodno spomenuti Norton i Kaplan. Ekonomisti ističu da su prilikom kreiranja uravnoteženog sistema predložili da se pribjegne nekim mjerama, ne nužno KPI.
Međutim, ne može se poreći indirektna veza između ova dva sistema. Uravnotežen sistem zahtijeva buduću evaluaciju poslovnih procesa. Na ovaj način možete precizno odraziti i opisati ciljeve koji su povezani sa ovim procesima. Možete koristiti KPI da mjerite koliko dobro postižete svoje ciljeve.
Vrste i oblici
Postoji nekoliko tipova indeksa u KPI sistemu. Za procjenu rezultata i njihovog obima postoje odgovarajući indikatori. Jedan od njih se koristi za odraz utrošenih resursa. Indikator učinka pokazuje do koje mjere se poslovni proces izvršava, a također daje predstavu o podudarnosti između stvarnog toka posla i algoritma prema kojem bi se trebao izvršiti. Pokazatelj učinka (derivat) opisuje odnos između rezultata i vremenskih perioda utrošenih da se oni postignu. Indeks učinka je izvedeni indikator koji pokazuje kakoukupni i resursi potrošeni na to su u korelaciji.
Prilikom kreiranja KPI sistema za određeno preduzeće, potrebno ga je kreirati na način da postoji minimalni mogući broj indeksa. Međutim, oni bi trebali biti dovoljni za kontrolu procesa. Faktore koji su striktno mjerljivi treba uzeti kao indekse. Trošak njihovog mjerenja trebao bi biti manji ili jednak efektu upravljanja koji je povezan s korištenjem indikatora u praksi.
