Sviđalo se to vama ili ne, nijedna aktivnost nije moguća bez traženja pomoći i pomoći. Bilo da radite za malu ili veliku kompaniju, obavezni ste da komunicirate sa mnogim rukovodiocima i zaposlenima drugih organizacija, svojim kolegama ili poslodavcima, partnerima i klijentima. Istovremeno, vodite poslovnu i ličnu korespondenciju, često koristeći e-mail.
Naravno, zamolnica se piše samo kada za to postoji dobar razlog: potrebne su informacije, dokumenti, materijalna pomoć, bilo kakve radnje. Stoga, njen tekst mora biti prikladan. On mora jasno prenijeti suštinu problema i načine za njegovo rješavanje, želju ili zahtjev. Neprihvatljivo je prskati emocije u takvim pismima, treba ih suzdržati, čak i ako će ih pročitati najbliža osoba, a o poslovnoj prepisci da i ne govorimo. Smiješno je, ali većina dopisnika koji u svoje vrijeme nisu proučili pravila bontona prave ovu grešku i pišu u tekstovima: „Nečuveno! Zahtevamo! Strogo! Stoga često ovako preemotivno pismo molbe ne dobije očekivanu reakciju, alijednostavno ignorisan od strane osobe koja ga je primila.
Kako biste spriječili da se to dogodi, prije nego što počnete pisati, postavite ključna pitanja: “Čemu služi?”, “Kakav rezultat treba da dobijete?” Nakon toga, bit će lakše formulirati glavnu frazu, na primjer: „Tražim od vas da finansirate projekat…“, „Računam na vaše učešće…“Jedno pismo zahtjeva može sadržavati nekoliko peticija ili prijedloga na adresi jednom, zatim se uključuju relevantne riječi, kao što su: nadamo se…”, “Uporedo s ovim…”, “U isto vrijeme tražimo pomoć u…”.
Ni u kom slučaju ne možete zanemariti pravila elementarne ljubaznosti, pa bez obzira da li se radi o ličnom ili poslovnom pismu, zahtjev mora biti ispravno naveden. I bez obzira koliko volite ili ne volite primaoca, zapamtite da se ono što je napisano olovkom (na tastaturi) ne može sjeći sjekirom. Osim toga, bilo koju poruku može pročitati ne samo primalac, već i njegove kolege, rođaci, prijatelji. Zašto sramotiti sebe i druge?
U pravilima bontona, kao iu pravilima poslovne korespondencije, veoma je važno znati pozdraviti sagovornika. Čak i radeći kao prodavac u tezgi, neprihvatljivo je ostaviti nekoga bez ovog važnog elementa hostela, a posebno se obratiti nekome za pomoć. Stoga svako pismo zamolnice treba da počne sažetim pozdravom sa poštovanjem i završi lepom željom i ljubaznim oproštajem, nakon čitanja koje,adresat, čak i ako vas lično ne poznaje, shvatiće da nema posla sa histeričnom osobom, već sa osobom koja se kontroliše.
Zamislimo ukratko kako bi pismo sa zahtjevom trebalo izgledati strukturalno? Primjer: pozdrav, kratak opis situacije, suština pitanja i molbe, izraz nade u pomoć, ljubazan oproštaj.
U našem životu, svaki dan, svojim postupcima i postupcima, vi dobrovoljno ili nesvjesno stvarate sebi reputaciju. Pisma koja pišete su veoma važan dio ovog životnog procesa.
