Osnovne norme i pravila poslovnog bontona za kancelarijskog radnika i državnog službenika

2024 Autor: Henry Conors | [email protected]. Zadnja izmjena: 2024-02-12 04:32

Kada počnete da radite, ubrzo ćete shvatiti da sposobnost poštovanja osnovnih pravila poslovnog bontona doprinosi profesionalnom uspehu u bilo kojoj oblasti i da se vrednuje jednako visoko kao i poslovni kvaliteti. Pomoći će vam da se lako uklopite u bilo koji tim i brzo steknete kredibilitet kod kolega i menadžmenta, posebno ako brzo uspijete uloviti razliku između poslovnog i sekularnog ponašanja i naučite odabrati pravu liniju ponašanja.

Osnovni poslovni bonton

Dobro ponašanje u kancelariji ili državnoj kancelariji donekle se razlikuje od onoga što se vani smatra pristojnim (uobičajenim).

• Ako je vođa muškarac, žene ne bi trebale očekivati da on ustane kada uđu u kancelariju. Iako među šefovima ima i vaspitanih muškaraca koji imaju tu naviku dovedenu na nivo refleksa i koji uvek ustaju kada dama uđe u sobu, ovo je izuzetak. I neka je lijepo, ali ipak je sekularni ton na poslu neprikladan. U kancelariji,u vladinoj agenciji, muškarac prvi ulazi kroz vrata, a kada ste na poslovnom putu, on prvi ulazi u auto.
• Reči "hvala" i "molim" u radnom okruženju su još poželjnije nego u "društvenom životu". Zahvalite svojim kolegama na bilo kojoj, pa i najnevažnijoj usluzi, i ne zaboravite na „čarobnu riječ“kada uputite zahtjev ili jednostavno prenesete naredbu svojih pretpostavljenih nekom od zaposlenih.
• Uvijek se nasmiješite kada pozdravljate kolege i uzvratite im osmijehom.
• Razgovarajte s ljudima mirnim, prijateljskim tonom i pokažite im znakove pažnje, bez obzira na spol.
• Ako čovjek koji ide ispred vas do vrata ima puno dokumenata, prestignite ga da otvori vrata i pustite ga da prođe. Pomoć u kancelariji uvijek treba biti ona kojoj je zgodnija i zgodnija, međutim, u službenim odnosima postoji jasna hijerarhija koju morate osjećati i održavati. To ne znači da treba da budete stidljivi pred svojim pretpostavljenima ili da pokazujete povećanu pažnju na svaku reč, ne, ali treba da mu ili njoj odajete dužno poštovanje.

Prihvaćena pravila poslovnog bontona mogu se značajno razlikovati ne samo u različitim industrijama, već iu pojedinačnim kompanijama. Međutim, postoje pravila kojih se moraju pridržavati i kancelarijski i državni službenici. Među njima su poštivanje tačnosti, usklađenost sa imidžom kompanije u odjeći, sposobnost čuvanja tajni i sposobnost ostavljanja osobnih problema izvan posla. Razgovarajmo o svakom od ovih pravila detaljnije.

Potreba da se sve uradi na vrijeme

Pravila poslovnog bontona u kancelariji, vladinoj agenciji zahtijevaju da uvijek dolazite na posao na vrijeme, sve poslove obavljate na vrijeme. Neprihvatljiva su kašnjenja, kašnjenja u radu koji se moraju predati tačno u obećano vrijeme.

Nikada ne propustite poslovni sastanak, dođite na njih ranije kako ne biste ugrozili ugled kompanije, a ne samo svoju. Ako treba da zakasnite, upozorite na to unaprijed, nadležni bi trebali znati gdje se nalazite. Zapamtite da su poštivanje tačnosti, tačnosti u svim stvarima neophodna pravila poslovnog ponašanja za državnog službenika i službenika, kao i manifestacija poštovanja prema drugima, prirodnog za svaku obrazovanu osobu.

Kako se pravilno obući za kancelariju ili državnu službu

Mora se poštovati redovni poslovni kodeks oblačenja.

• Izgled zaposlenog treba da bude u skladu sa imidžom kompanije, stvarajući prijatan utisak, a kada radite u državnoj agenciji, ovo je još važnije.
• Žene su obavezne da nose suknje i haljine ne duže od koljena, dozvoljena su krojena pantalona. Neprihvatljivo je nositi odjeću jarkih, blještavih boja sa šljokicama, štrasom i usku odjeću za rad u kancelariji.
• Muškarci treba da se drže poslovnog odijevanja, da nose odijela, pantalone, košulje sa ili bez kravate. Traperice i džempere najbolje je isključiti iz radne garderobe.
• Možete nositi na posaoskroman nakit koji pristaje uz outfit, kao i ostali detalji kostima.

Politika privatnosti

Morate biti u stanju da čuvate tajne kompanije, bilo koje transakcije, bez širenja ove teme ni sa kolegama ni sa svojim najmilijima. Ne čitajte pisma namijenjena drugim licima, sve poruke prenosite lično, bez posrednika i neovlaštenih lica. Ako trebate poslati faks, unaprijed pozovite primaoca kako bi bio u blizini i mogao lično primiti dokument ili pismo. Nemojte miješati lični život sa poslom, ne pričajte o problemima u životu, tražite utjehu ili pomoć od kolega. U kancelariji je važno zadržati prisebnost i dobro raspoloženje, bez obzira na loše raspoloženje. Ova pravila poslovnog ponašanja za državnog službenika i službenika moraju se striktno poštovati.

Vi i vaš šef

Pravila poslovnog bontona za podređene podrazumijevaju udaljeno, nepoznato obraćanje menadžeru. Čak i ako je šef (šef) djevojka ili mladić samo malo stariji od vas, vrijedi reći "vi". Ako ste u kancelariji menadžera, a uđe poslovni partner ili drugi šef, da li ostajete ili odlazite, on mora odlučiti hoće li vas tražiti da odete, nema razloga da se osjećate omalovaženim. Ako vas šef ikada uvrijedi pred strancima, nemojte odgovarati istom mjerom. Ako ste uznemireni, ne iskačite iz kancelarije, pokušajte da mirno izađete i pronađite neko osamljeno mesto gde se možete smiriti. NeRazgovarajte o tome šta se dogodilo sa kolegama. Možete rješavati stvari sa menadžerom van radnog vremena, mirno slušajući njegove želje i izražavajući svoje pritužbe. Što je šef viši, to je vaša uloga teža, a u nekim situacijama je važno zapamtiti pravila poslovnog bontona. Ako posebno cijenjenu osobu treba ispratiti hodnikom neke ustanove, potrebno je otvoriti vrata da prođete važnog gosta, a zatim krenuti pored njega, zaostajati za samo četvrt koraka. Ako se hodnik račva, morat ćete gracioznim pokretom pokazati smjer. Ako hodnik vijuga, možete reći "Pusti me da te prošetam" i onda hrabro samo naprijed.

Par riječi o lošim manirima

Postoje norme i pravila poslovnog bontona koji su nedvosmisleni za sve zaposlene: ne čitajte tuđa pisma, govorite suzdržano i pristojno, budite prijateljski raspoloženi sa kolegama i držite se na distanci od nadređenih. Ali ponekad se na poslu pravi izuzetak od ovih pravila, na primjer, kada trebate pronaći dokument na stolu drugog zaposlenika koji nije tamo. Opšte ponašanje u službi i kancelariji treba da bude dostojanstveno, sa besprekornim manirima. Stalno morate pratiti svoje ponašanje, kako hodate, komunicirate, sjedite. Zapamtite da je nepristojno dirati nos, uši, kosu ili druge dijelove tijela u javnosti.

Šta se nikada ne smije raditi na radnom mjestu:

• Žvači, biraj zube.
• Grickanje olovke, olovke, papira ili noktiju.
• Korektna šminka, manikir, farbanje usana na radnom mjestu - ovo su osnovna pravilaposlovni bonton za sekretaricu.
• Zevajte ne pokrivajući usta.
• Stavi stopala na sto, prekriži noge

Obavezno dnevno:

• Održavajte čistu odjeću, kosu, tijelo, koristite dezodorans, ali ne i parfem.
• Nosite urednu maramicu.
• Pobrinite se za zdravlje vaših zuba.

Ova pravila i želje su neizostavne norme bontona, omogućavaju vam da postanete ne samo dobar, vrijedan zaposlenik, već i prijatna osoba s kojom želite imati posla. Izgled je najbolji način da pokažete poštovanje prema drugim ljudima.

Pravila lijepog ponašanja u ophođenju s kolegama

Kada prvi put počnete da radite u kancelariji i upoznate svoje kolege, počinjete da gradite odnose koji će odrediti klimu u timu i rezultate zajedničkog rada. Kako se ponašati da bi ih osvojili? Budite prijateljski raspoloženi sa svima, ali ne pokušavajte odmah da se zbližite s jednom osobom, dajte sebi vremena da bolje upoznate ljude. Slobodno pitajte zaposlene o poslu, ali u početku nemojte voditi lične razgovore s njima. Ne brinite ako niste uspjeli da se pridružite timu od prvog dana, u tome nema ništa loše. Uvijek zahvalite kolegama na pomoći i zapamtite da ne idete dalje od pravila ponašanja poslovne komunikacije.

Na primjer:

• ne gnjavi svoje kolege svojim razgovorima i ne miješaj se u tuđe razgovore;
• ne ogovaraj i ne slušaj tračeve, ne prisluškuj tuđetelefonski pozivi;
• ne razgovarajte sa kolegama o pitanjima zdravlja i tjelesnih funkcija;
• ne pokušavajte da izrazite ili nametnete svoje lično mišljenje ni u jednoj prilici;
• ne grdite nikoga u prisustvu stranaca, čak i ako ste tri puta u pravu, odjednom ste izgubili živce - odmah se izvinite;
• ne pretvarajte se da ste zauzetiji od drugih, ponekad možete ljubazno zamoliti svoje kolege da ne prave buku, ali to učinite pristojno i bez poziva;
• ne budi sebičan, u svom službenom žaru, pokušaj da ne povrijediš svoje kolege kako bi zaradio neku prednost ili zadobio uslugu kod nadređenih.

A glavno pravilo poslovnog bontona, kako za kancelarijskog radnika tako i za državnog službenika, glasi: „Morate biti ljubazni, taktični, ljubazni i tolerantni u ophođenju sa kolegama i rukovodstvom, nikada ne razmišljajući o svojim emocijama.”

Telefonski bonton za sekretaricu

Prvi utisci o kompaniji se često stvaraju telefonom, a lošeg prvog utiska se teško riješiti. Vrlo često, kada poslovno zovete kompaniju, možete naići na odgovor koji nema nikakve veze s poslovnim bontonom ili jednostavnim pravilima ljubaznosti. Neki zaposleni se javljaju na kancelarijski telefon kao da čine uslugu, drugi ne smatraju potrebnim imenovati kompaniju ili odjel. A svi znaju kako je nakon toga ugodno razgovarati telefonom sa vaspitanim ljudima koji brzo, ljubazno odgovaraju i iskazuju spremnost da pomognu.

Na telefonske pozive obično odgovara sekretar, ali ne samo on, već i svi zaposleni treba da poznaju osnovna pravila ponašanja u poslovnoj komunikaciji, kojih se važno pridržavati prilikom telefonske komunikacije.

• Ne tjerajte ljude da čekaju odgovor, odmah podignite telefon i javite se. Ako ne možete da razgovarate, tražite da uzvratite poziv, ne terajte pozivaoca da čeka. A uključivanje muzike u liniju da popuni prazninu smatra se lošim manirom.
• Odmah nakon što podignete slušalicu, pozdravite se, navedite svoju kompaniju i predstavite se. Ako radite u velikoj instituciji, morate imenovati određeno odjeljenje kako biste pomogli pozivaocu da pronađe put.
• Kada se od telefona zatraži neko drugi, prihvatite poruku za njega ili ponudite da nazovete kasnije.
• Tokom razgovora, držite se pod kontrolom i ponašajte se korektno čak i sa najsporijim kupcima. Ako je osoba na ivici, pomozite joj da se smiri, ali kao odgovor na uvredu, samo spustite slušalicu.
• Pazite na govor i birajte riječi, zapamtite da je žargon u poslovnoj komunikaciji potpuno neprikladan. Nikada nemojte reći "da" ili "u redu", samo "da", "u redu" ili "naravno".
• Držite telefon u rukama, a ne između ramena i brade, govorite jasno i direktno u mikrofon, a ne pored. I nikada ne pričajte punim ustima.
• Kada pozovete, pozdravite se i odmah identifikujte sebe i kompaniju koju predstavljate. Budite ljubazni, kratki i jasni.

Poslovni bonton u ophođenju s posjetiteljima

Državni službenici i kancelarijski radnicizaposleni često primaju klijente u svojoj kancelariji. Lepo ponašanje je ovde izuzetno važno, ljudi vole da imaju posla sa nekim ko im pokazuje poštovanje. Pravila bontona u poslovnoj komunikaciji i ponašanju moraju se poštovati u svemu: i u susretu sa posetiocem na vratima, u pomaganju mu da se skine, i u tome da ga ne tera da čeka. Ako i dalje morate čekati, obavezno se izvinite, čak i ako niste vi krivi za ovo kašnjenje, ponudite mu čaj ili kafu. Pozdravljajte ljude prijateljskim osmehom, pokušajte da uspostavite neformalne kontakte, ali nikada ništa ne ogovarajte. U razgovoru držite distancu, ali budite korektni, ljubazni i strpljivi. Ispratite posjetitelje do vrata ureda kao da su vaši gosti.

Dobar ton u poslovnim pismima

Pravila ponašanja poslovne korespondencije utiču i na izgled i na sadržaj, na sadržaj samog pisma. Prije pisanja, potrebno je da napravite plan koji će vam pomoći da sažeto i jasno iznesete suštinu stvari. Istovremeno, važno je uzeti u obzir nekoliko obaveznih pravila za vođenje poslovne korespondencije.

1. Pismo mora biti ispravno napisano u smislu stila, pravopisa i interpunkcije.
2. Zvanične poruke se obično štampaju, ovo je znak poštovanja prema primaocu.
3. Prema pravilima lijepog ponašanja, nijedno pismo, osim zahvale, ne smije ostati bez odgovora.
4. Pismo mora biti uredno formatirano, uobičajeno je pisati poslovna pisma samo na bijelom papiru A-4.
5. Uvijek datirajte svoja slova dolje lijevo i ostavite lični potpis, prezime iinicijali.
6. Prilikom oslovljavanja uobičajeno je koristiti riječ "dragi (s)", a kada se koristi lična zamjenica "Vi" pisati velikim slovom.

U zaključku

Savršenstvo se postiže marljivošću i ponavljanjem. Težite izvrsnosti u svemu, proklamirajte pravila poslovnog bontona - u načinu držanja, u načinu govora i kretanja, ali ne zaustavljajte se samo na vanjskom ispoljavanju lijepog ponašanja, ispravljajte nedostatke vlastitog karaktera, budite pažljivi kolegama, naučite se izdržljivosti i strpljenju, ponašajte se prema sebi i prema drugim ljudima s jednakim poštovanjem. Ako marljivo radite, uskoro ćete primijetiti rezultate koji će vam promijeniti život.